Tal y cómo te conté en “Ya somos ágiles y nada cambia...¿Qué narices nos pasa?”, el 95% de las empresas tienen el foco en hacer cosas y rapidito. Qué más da si lo que hacemos genera beneficio o no, mientras la gente esté ocupada haciendo su trabajo todo va bien…
En la inmensa mayoría de casos, esto se produce porque no sabemos decir que no. ¿Cuántas veces hemos desarrollado una funcionalidad que nos ha pedido el CEO, el comercial, o cualquier otro Stakeholder y no hemos podido decir que no? Y es que no es fácil, el negocio manda…hasta que te lleva a la ruina.
Hoy te traigo una herramienta que, si bien no va a decir que no por ti, te va a ayudar a cuestionar todo aquello en lo que vamos a trabajar. Nos vamos a centrar en el nivel de iniciativas, el nivel de coordinación. Es probable que te choque que empecemos por el segundo nivel, parece que estamos empezando la casa por el tejado, y en cierto modo parece que tiene sentido. Primero hagamos que el Delivery vaya como la seda, y luego ya iremos trabajando el resto, ¿no? Así empieza la mayoría, lo que suele suceder es que “el resto” nunca llega.
Llámame raro, pero prefiero desarrollar algo alineado con la estrategia de la compañía aunque salga regulero, que una maravilla de software que nadie usa. Tenemos equipos ágiles (nuestro motor) en el Delivery, tenemos una estrategia definida (nuestro GPS), ¿Qué pasa con nuestros coches? Vamos al lío.
👀Visualiza
Si no lo has hecho ya, vuelca y visualiza todas tus iniciativas (épicas, features, o como lo llames) en un tablero, que puede ser diferente o no a donde tenéis ubicadas las tarjetas de delivery (historias de usuario, tareas, etc.). Lo importante es que visualmente puedas ver de un simple vistazo todas las iniciativas en curso. Recuerda que el objetivo es poder cuestionar dónde tenéis el foco, por tanto, añade toda la información que consideres relevante y que te pueda ayudar en esto. Por ejemplo:
Tipo de trabajo (demanda). Si lo tienes identificado, en algún momento podrás responder a la pregunta, ¿En que porcentaje estamos dedicando el tiempo a X?
OKR al que empuja. De la misma forma que el punto anterior, si asociamos una etiqueta o un color a la tarjeta, podremos saber si tenemos el foco en nuestra estrategia, o si estamos entregando cosas que no nos aportan absolutamente nada, o al menos nada que nos haga ganar dinero.
Cliente o clase de servicio. En determinados contextos, existen reglas del juego que determinan que clientes o tipos de acciones debemos priorizar primero. Si las visualizamos, ayudaremos a identificar si estamos dando servicio a quien toca y como toca.
Una vez tengas identificada la demanda que entra en vuestro equipo, para empezar trata de crear un flujo común a todos los tipos de trabajo. Con esto conseguirás tener un único tablero con toda la información en un vistazo. El cuerpo te pedirá sobre-ingeniería, varios tableros porque tienen flujos diferentes…¡Hazlo simple! Y luego ya irás iterándolo.
Visualizar es fácil, visualizar es “gratis”. Pero no esperes que esto te resuelva el marrón. Si solo visualizamos, veremos las iniciativas pasar, tendremos una conciencia objetiva y poco más. Ha llegado la hora de forjar acuerdos en este nivel.
🫱🫲Define acuerdos
Sin unos buenos acuerdos, estamos perdidos. Y no me vale lo de “No es necesario, todos lo tenemos claro y lo hemos hablado muchas veces.” Llegad a acuerdos, escribidlos, cuestionadlos y actualizadlos continuamente. Así es como se logra frenar la máquina de hacer features.
Acuerdos de entrada. ¿Qué tiene que tener una iniciativa para poder entrar en nuestro flujo? Si no lo cumple, no entra. Algunos ejemplos.
Hipótesis a cumplir → Nos fuerza a pensar en cuanto impacto que podría tener.
OKR al que apunta → Denota que nos hemos esforzado en analizar que palanca moverá y porqué.
Prioridad → Con el criterio de priorización que consideremos mejor.
Esfuerzo → Nos ayuda a tener una aproximación del alcance que tiene.
WIP (Work In Progress) → ¿Cuántas iniciativas podemos acometer?
Acuerdos de trabajo. Son aquellos que nos permiten pasar una iniciativa de un estado a otro, porque cumplen los requisitos que hemos definido.
Acuerdos de salida. ¿Qué debe cumplir una iniciativa para que la demos por finalizada? Por ejemplo.
Métricas del impacto generado (validación de hipótesis).
Aprendizaje.
Está documentada.
Si no los tienes definidos, te recomiendo que hagas un pequeño taller por cada tipo de acuerdo con el equipo. Consensuadlos juntos, hacedlos vuestros y escribidlos. Hacerlos lo más visibles posible, y cuestionadlos, cuestionadlos constantemente. Seguro que has escuchado hablar sobre el DoR (Definition of Ready) y el DoD (Definition of Done), ¿Por qué no hacer lo mismo a nivel de Coordinación?
Ahora bien, no hemos cerrado el círculo. En muchas ocasiones, estos acuerdos se crean con mucho entusiasmo, pero pronto se olvidan. ¿Cómo remediarlo? Benditas ceremonias.
🗣️Ceremonias a otro nivel
De igual forma que hacemos dailys, plannings, reviews, retros, etc. en el nivel de Delivery (N1), debemos hacer lo mismo a nivel de coordinación. Eso sí, cambian los actores, cambian las preguntas y cambian las cadencias. Aquí no hay una guía que nos diga que hacer y cuando hacerlo, yo te recomiendo al menos las siguientes y sin nombre.
¿Qué es lo próximo que va a entrar? Es una sesión donde Managers y Stakeholders cuestionan y defienden que es lo siguiente que debe entrar y porqué. Se deben llevar los deberes hechos. Cuanto más información traigas, más probabilidades tendrás de que la iniciativa entre al flujo. Es buen momento para abrir los OKRs y cuestionar si alguno necesita cariño. El output debe ser un listado de iniciativas priorizado y listo para planificar.
¿Qué impacto hemos generado? Es una sesión donde donde Managers y Stakeholders analizan las iniciativas finalizadas y si se ha conseguido el impacto esperado y porqué.
¿Cómo podemos mejorar a nivel de Coordinación? Es una retro como equipo, igual que las hacemos a nivel de Delivery para identificar y poner en marcha acciones de mejora, entregar con mejor calidad y más rápido. El espíritu es el mismo, pero el foco es otro. ¿Cómo podemos mejorar para generar más impacto?
Las ceremonias te ayudarán a cuestionar lo que entra y lo que sale, pero sin duda, hay un arma letal que lo fuerza a la máxima expresión.
⛔Limita el WIP
Si limitamos el trabajo en curso en el nivel de Delivery, por ejemplo cuantas historias de usuario o tareas podemos desarrollar a la vez, pero no limitamos el número de iniciativas en el nivel de Coordinación, estamos limitando sólo la parte más estrecha del embudo.
Limitar la cantidad de iniciativas nos va a empujar a cuestionarnos y esforzarnos en decidir muy bien cuales son las siguientes que vamos a desarrollar, porque no tenemos más capacidad. “Sólo tenemos 3 huecos libres, ¿Qué es lo siguiente que más impacto o valor va a generar?
No siempre se trata de hacer menos pero de más. En ocasiones
Algunas conclusiones
Confeccionar el nivel de Coordinación no es garantía de éxito, pero te aseguro que al menos elevará un puntito la capacidad de cuestionar todo aquello en lo que andáis metidos. Sin embargo, una vez más, es una cuestión cultural. Somos las personas las que vamos a decidir si lo que hacemos tiene sentido o no. Te dejo algunas recomendaciones.
Menos es más. Visualiza la mínima expresión, crea los acuerdos mínimos y establece las mínimas ceremonias que os permitan cuestionar lo que entra y sale. Lo mínimo que te permita empezar a cuestionar que entra y que sale y el impacto generado. Ya iteraréis el proceso.
Cuestiona con datos. Es tu arma más poderosa, por eso visualizamos, para poder medir. Recoge evidencias y llévalas contigo para decir que no con fuerza. Estoy convencido de que así te escucharán.
El tablero siempre delante. La mejor forma de cuestionar es con el tablero delante. Ábrelo en todas las sesiones. ¡Foco en el trabajo y no en las personas!
Todo consensuado. No hay nada como co-crear en equipo para que el compromiso sea máximo. Haz talleres dinámicos pero efectivos con un objetivo concreto y un output bien definido (ej. Escribir los acuerdos de salida en la Wiki).
Calendariza. Cuando tengas las ceremonias definidas, añádelas al calendario e invita a los actores principales y describe muy bien el objetivo de la sesión. Que todo el mundo sepa a que va y que esperamos obtener.
¿Qué se espera de mi? En muchas ocasiones, las reuniones o ceremonias no salen bien porque no queda claro que se espera de nosotros, que deberes llevar hechos. Definidlo y hacedlo visible.
Se fuerte con el WIP. Es un acuerdo como cualquier otro, pero debe respetarse. Está creado para forzar la parada a pensar, no para ser un grano en el culo. Es nuestro aliado, y más de uno intentará destruirlo. ¡Se fuerte!