¡Smash a Scrum! Como una metodología de producto se volvió verde y poderosa
¿Has pensado alguna vez que tu equipo no se adapta a una metodología de producto concreta? Yo también lo pensé y estaba equivocado.
Desde hace un tiempo trabajando en equipos de producto pensaba que no volvería a vivir situaciones del pasado. Que era capaz de aprender de mis errores, y que con una hoja de ruta relativamente clara (ejem ejem), las palancas que estaban moviendo la aguja y un equipo al que habíamos conseguido convencer, ya lo tenía todo. El Santo Grial del Equipo de Producto 🚀.
Pero de repente, empezamos a crecer y a crecer y lo que funcionaba cuando éramos 5 en producto se tambalea al ser 12 …
Así que, bajo invasión permitida, me encanta poder compartir cómo he evolucionado en Shakers una metodología para todo el equipo que nos ha cambiado la vida.
Sí, cambiar la vida, sin exagerar.
Te doy contexto
Cómo desarrollamos los proyectos influye en el qué conseguimos y a la velocidad que lo hacemos. Y eso creo que todos los que nos leemos por aquí es algo que sabemos. Sin embargo, esta filosofía no puede aplicarse por igual a equipos de todos los tamaños.
Cuando pasamos de ser tres locos en nuestro "garaje" particular a una oficina, empezamos a no conseguir completar sprints. El valor principal del equipo de producto (ser responsables de cumplir en tiempo y forma con las tareas asignadas), empezaba a fallar, agotando al equipo. Yo, como un buen perfil tech con el síndrome del impostor a cuestas, me frustraba a la vez que mi equipo, y fui el primer señalado como culpable en mi línea de pensamiento.
Estaba aplicando las metodologías más famosas del mercado y no estaba funcionando como quería, ¿por qué?
Me pasé unos meses reflexionando sobre en qué me estaba equivocando. No encontraba la manera de hacer encajar los métodos más famosos y probados, con un equipo que tenía unas necesidades claras, y con un negocio que requería unos resultados aquí y ahora.Porque tenía que ser yo el que me estuviera equivocado.
Y un día, como cuando Hulk se transforma, se dio la vuelta mi pensamiento y decidí dar la vuelta a la tortilla: ¿y si las metodologías que yo conocía no encajaban con lo que necesitábamos? ¿y si sólo nos han contado la metodología para un momento concreto del proceso? ¿del equipo? ¿o de la empresa?
Esa chispa despertó en mí una posibilidad nueva: la de inventar, crear, construir nuestra propia metodología. Nuestra propia manera de hacer las cosas a la Shakers sin encorsetarnos en una ya dada.
Para conseguirlo, hemos ido aprendiendo de otros frameworks como Lean, Scrum o Spotify Scrum, así como de sesiones con otros head y responsables de producto mucho más experimentados. Al final, hemos jugado, experimentado e incorporado todos estos aprendizajes a una nueva metodología adaptada a las circunstancias particulares que nos rodeaban: ciclo de vida de la empresa, madurez y tamaño del equipo, perfiles que forman parte del equipo.
Así nació el germen de lo que hoy es Shakers Agile y sus tres velocidades. Y yo quiero compartir con vosotros muchos de mis aprendizajes y revelaciones (estoy seguro que muchos os sentiréis identificados).
Os lo cuento… ¿Qué son las 3 velocidades de la metodología?
En nuestro caso nos dimos cuenta que era imposible balancear el crecimiento y la velocidad con una metodología estanca. Para conseguirlo necesitábamos dar con la mejor solución a los problemas que íbamos detectando, necesitábamos que el equipo tech saliera de su cueva y colaborara en la ideación de las soluciones junto a los PMs y los Diseñadores.
Con esto conseguiríamos que todo el equipo estuviera más seguro al validar con más perfiles lo que hacíamos. Y esto nos llevaría a bajar el nivel de fallo o inconexiones a la hora de desarrollar porque todos entenderán perfectamente la solución evitando malentendidos y por ende, evolucionar más rápido.
Así, nacieron las tres velocidades de nuestra metodología. Igual que David no es nadie sin Goliat, Shakers Agile no sería nada sin sus tres velocidades.
Las velocidades son las dimensiones que indican el momento de una tarea y su profundidad.
velocidad 1: ideación
velocidad 2: ejecución
velocidad 3: optimización
Dicho así, parece una obviedad. Pero muchas veces, en el fragor del día a día, los árboles nos impiden ver el bosque. Y dar dos pasos atrás para re-aprender los fundamentos del desarrollo de productos nos ha permitido sentar las bases del Shakers Agile. Sin embargo, que hace especial a nuestra metodología es que todos los miembros del equipo (tech incluido) están obligados a tener tareas y dedicar tiempo a cada una de las tres velocidades. No obstante, dependiendo de tu rol y del momento de la empresa centramos más esfuerzos en una velocidad u otra.
Como toda metodología, sobre el papel es increíble. Sin embargo, la magia de este deporte está en comprometer tus esfuerzos en el SEGUIMIENTO para que sea realmente efectiva y controlar el progreso. Para ello, existen 5 dinámicas claves que hemos implementado para garantizar el éxito de Shakers Agile:
Ojo!!! todo el tiempo hablo de metodología, no de herramientas, que, aunque te puedan ayudar y acelerar ciertos procesos, lo más importante es el método!!
No existe metodología sin dinámicas. Estas son las que nos funcionan
¿Te has metido en alguna dinámica semanal y has sentido que has perdido el tiempo? bien, yo también. Y tras muchas semanas y meses de evolución, estas son las cinco dinámicas que aplicamos en el equipo por su valor y efectividad.
1. Sprint Planning: trabajamos en sprints de dos semanas de duración. Inspirados por las mejores prácticas de Scrum, nuestro primer día del Sprint es clave. La planificación de cada sprint son momentos cruciales para establecer objetivos y prioridades y para definir nuestras tareas en tres velocidades: ideación, ejecución y optimización. El Sprint sirve para compartir esas tareas y estar alineados en lo que estamos haciendo todos.
2. Daily: Las reuniones diarias mantienen a todos en el mismo camino y aseguran que no haya bloqueos importantes. Es un espacio para discutir avances y desafíos y mantener la comunicación fluida entre los miembros del equipo. En el mundo remoto para mí además hay algo que no pone en ninguna metodología y es que este tipo de “dinámicas” sirven para acercarnos los unos con los otros. Nosotros marcamos 2 minutos de pitch por persona para ser eficientes con el tiempo y evitar enredarnos en conversaciones que despistan.
3. Checkpoint Semanal: Nos sirven para medir el progreso, ver cuánto de cerca o lejos estamos de conseguir lo que acordamos en el sprint y entender si hay modificaciones que hacer o situaciones que resolver.
4. Product Meet: Estas reuniones son uno de los ingredientes secretos más importantes de la implementación de Shakers Agile. Las reuniones de Producto o Product Meets nos permiten equilibrar las balanzas de la velocidad 1. En estas reuniones dentro del equipo de producto no solo nos alineamos, sino que intentamos ir un paso más lejos aprovechamos para refinar aquellos procesos que lo necesiten. Así, cada Product Meet está reservado a un límite de temas (dos máximo) que se tratan en profundidad y discuten por los miembros del equipo.
5. Retrospectiva: Al final de cada sprint, todo el equipo rellena una plantilla de retrospectiva pública en la que cada uno dedica tiempo a reflexionar sobre lo que funcionó bien y los aspectos que podrían mejorarse de cara al futuro. Este ejercicio nos permite planificar los esfuerzos de cara a próximas priorizaciones y sobre todo a mí personalmente me indica cuando tengo que acelerar algún one-to-one o reunión grupal.
Hay una dinámica en la que no están todos y por eso no la incluyo como punto destacado pero me gusta especialmente: lo llamo “espacio bloqueado”. Esta es una dinámica individual donde valoramos las tareas y las desglosamos en “mini tareas”. Digo que no están todos porque si la cadena de producto desde el PM hasta el DEV ha funcionado bien no es necesario que quizás se junten en este espacio pero es la llave de que el sprint planning, el daily y las responsabilidad alcanzada por todos se haga realidad.
Al final del día, se trata de comunicarse, de alinearse, de no dar por sabido nada, de hacerlo mucho y muy bien, que todos entendamos que trozo del pastel es nuestro y como conecta con el de los demás. Vamos, que estemos todos cocinando lo mismo a la misma velocidad. Todo ello dentro de un marco operacional sencillo (tres velocidades) que facilitan y simplifican este proceso mediante dinámicas que obligan al equipo a hacer este proceso de unirse, pensar y entenderse.
Beneficios que nos ha traído
Hemos evitado una de las mayores pesadillas que tienen las start-ups: el trabajo en silos. Con esta metodología todos los miembros son interdependientes entre sí, y vamos incorporando a otros equipos además del propio producto. Por ejemplo, marketing y producto ya trabajan juntos al 100% 👏.
Además hemos conseguido tener un control directo y previsible sobre los flujos de trabajo: esto es el inicio de la escalabilidad de cualquier proyecto.
Las dos cosas hacen que los miembros del equipo se impliquen en la creación del producto, lo sientan propio y se responsabilicen de lo que funciona y de lo que no.
Algunos aprendizajes por el camino
Claridad: tener 3 estados claros con responsabilidades directas permite saber de un vistazo qué tengo que pensar, qué tengo ejecutar y qué tengo que mejorar. Y además, anticiparme que me va a venir el siguiente sprint para hacer, creando una máquina engrasada y diligente.
Evitar cuellos de botella: el anticipar qué se va a hacer, el estado de las tareas de los compañeros, etc actúa como vasos comunicantes, donde cada equipo (y miembro del equipo) es capaz de ver si va a llegar a todo, si tiene muchas tareas de un tipo (y por lo tanto, no sigue dando vueltas a la cadena) a un sprint vista. Esto permite una mejor valoración del estado de los proyectos presentes y futuros
Salir de la zona de confort: tener a los devs pensando y optimizando, o obligar al diseñador a tener tareas de optimización puede parecer raro, pero es efectivo. Que los miembros del equipo se vean obligados a conocer todas las fases de desarrollo, e involucrarse en momentos menos "típicos" de su trabajo al final hace que todo el mundo le coja cariño a sus proyectos y se interese por ver cómo van en la fase 2,3 etc. Y esto dispara la calidad y la responsabilidad individual.
Trabajo remoto efectivo: mucha gente dice que "gasta" tiempo en reuniones. Yo siempre he visto la comunicación como una inversión. Una inversión en productividad, si, pero también en el lado humano de los equipos. Los Product Meets pueden dar pereza al principio. Pero una vez forman parte de la semana, en Shakers, nadie se los quiere perder. Es el momento de opinar, de pensar, de conocer, etc. Y en equipos en remoto, esto significa calor humano y cariño por el proyecto. Las dinámicas son el único método para garantizar que la metodología está viva, que crece y se adapta y nos es útil. Y en general, nos permite sentirnos parte de algo más grande.
Cada maestrillo tiene su librillo y no existe un camino correcto o perfecto para llegar a Roma pero este es el que a mi equipo (repito) con un crecimiento constante de perfiles y en un entorno de alta exigencia nos está funcionando.
La metodología al completo puedes descargarla aquí. Seguiremos evolucionándola. Espero que pueda servirte o pueda provocar que te inspires para crear la tuya propia.
Sea lo que sea, sigamos aprendiendo entre todos.
Bye bye, nos leemos!
Adrian de Pedro